辦公用品管理規定

 

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第一章 主題內容與適用范圍

為加強我公司辦公用品管理,控制費用開支,規范我公司辦公用品的采購與使用,本著勤儉節約和有利于工作的原則,根據我公司實際情況,特制定本規定。

第二章 辦公用品的購買

辦公用品購買細則

第一條 原則

為了統一限量,控制用品規格以及節約經費開支,所有辦公用品的購買,都應由行政部統一負責!

第二條 辦公物品的申購 

根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平, 向行政經理通報,確定申購數量。如果辦公印刷制品需要調整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發生變化,也一并向行政經理提出。

第三條 采購規定

  在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店采購或者訂購的方式。

辦公用品的采購要本著節約、合理、適用的原則。采購復印紙、大中型設備器具、批量辦公用品等,必須有兩至三人參加洽談,貨比三家,務求價廉質優。經辦人在業務交往中嚴禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈;不得受賄,不得索取錢物。

訂購單:在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品,則申請部門還必須另填一份訂購單,經行政部門確認后,直接向有關商店訂購!

  行政部門必須依據訂購單,填寫“訂購進度控制卡”,卡中應寫明訂購日期、訂購數量、單價以及向哪個商店訂購等等!

第四條 驗貨 

  所購買辦公用品送到后,按購貨清單進行驗收,核對品種、規格、數量與質量,確保沒有問題。

第五條 各部門申請辦公用品 

辦公用品原則上由公司行政部統一采購、分發給各個部門。如有特殊情況,允許各部門在提出“購買辦公用品申請表”的前提下進行采購。在這種情況下,行政部門有權進行審核,并且把審核結果連同申請書一起保存,以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據。  

第三章 辦公用品的分類、領用及報廢處理   

第六條 辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。

1.消耗品:鉛筆、刀、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、復寫紙、標簽、便簽、橡皮、夾子等。

2.管理消耗品:簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、固體膠等。

3.管理品:剪刀、釘書器、直尺、筆筒、計算機、文件夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺等。

第七條 管理和發放:

1、辦公用品由人事行政部門統一保管,并指定保管人,按公司核定的費用標準向使用人發放。

2、采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續,保管人根據采購價格核定物品單價,計入領用部門(人)費用,并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。

3、各部門辦公用品費用核定及有關規定:

①、辦公用品領用必須認真履行手續,應填寫《辦公用品領用單》后領用和發放,嚴禁先借后領的行為。

②、公司各部門應按公司核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領用關。保管人不得超標發放辦公用品,確因工作需要超標領用的,應經行政經理同意。

③、核定的費用實行增人增費、減人減費,各部門增人或減人,其費用由人事行政部門根據人員變動情況進行調整。

④、各部門因特殊情況需增加費用的,應以書面形式報批,經分管領導審核后,由總經理特批增加該項費用。

⑤、辦公用品使用實行月統計年結算,截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表,財務部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除,節約費用計入下年度使用。

⑥、各部門及各使用人的辦公用品使用標準:每人每月最多領用1支簽字筆,如果保管不好丟失自行負責購買。每周三統一領用辦公用品,其他時間嚴禁領用辦公用品。

⑦、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現象。筆記本、簽字筆芯、圓珠筆芯、膠水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。

⑧、凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續時,應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數歸還。有缺失的應照價賠償,否則不予辦理有關手續。

第八條 報廢處理

  對決定報廢的辦公用品,要作好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。  

第四章 辦公物品的保管

第九條 填寫清單

所有入庫辦公用品,都必須一一填寫入庫清單。

第十條 保管

  必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經常整理與清掃,必要時要實行防蟲等保全措施。

第十一條 盤存

辦公用品倉庫應定期清點。清點工作由行政人員負責。清點要求做到賬物一致,如果不一致必須查找原因,然后調整清單,使兩者一致。

第十二條 印刷品與紙張管理

印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準,對領用的數量隨時進行記錄并進行加減,計算出余量。如果消耗品用完,立即寫報告遞交行政主管。

第十三條 持有量調查

必須對公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品,主要指各種用紙與印刷制品作出調查。調查方式是,定期對每月領用量、使用量以及余量(未用量)作出統計,向上報告。行政部對報告進行核對,檢查各部門所報統計數據是否與倉庫的各部門領用臺賬中的記錄相一致。最后把報告分部門進行編輯保存。

第五章 對辦公物品使用的監督與調查

第十四條 調查內容

對公司各部門進行調查,調查內容包括:

1.核對用品領用單據與用品清單。

2.核對用品申請書與實際使用情況。

3.核對用品領用清單與實際用品清單。

第十五條 行政經理職責

1.核對收支傳票與用品實物清單。

2.核對支付傳票與送貨單據。

第十六條 本規定自下發之日起執行。

復印紙管理規定

1、目的:為保證公司員工正常辦公,合理使用辦公資源,防止浪費,節約開支,特制定本管理規定。

2、范圍:公司全體在職員工。

3、權責:各部門經理安排專人負責登記、監督。

4、內容:

4.1 各部門于每月1日從行政部領用復印紙一包。

4.2 復印時應先到各部門登記復印內容,按規格登記復印份數,緊急情況靈活處理,但應后補登記及領用復印紙數量手續。

4.3 所有需復印資料之人員必須熟練復印技術,倘若自己不懂復印技術必須向總臺文員咨詢清楚方可。

4.4 復印時原件、紙張必須放置妥當,保證復印質量,印件清晰。

4.5 若復印資料數量較多時,應先選擇復印1件,確認質量合格,再輸入余數,以免浪費紙張。

4.6 節約紙張,若內部使用則盡量使用再生紙張。(行政部可以領取再生紙)

4.7嚴禁復印與公務無關的私人資料,違者罰款20元。

4.8 各部門每月月底統計使用復印紙的數量。

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